01. Wie is verantwoordelijk?

De Website Dokters, de eenmanszaak van Rudolf Al Helou, gevestigd in Enschede, KVK 74617079, is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die we voor onze website, aanvragen, klantrelaties en de werving van sales agents verwerken. Voor vragen of privacyverzoeken kun je mailen naar info@dewebsitedokters.nl. Deze verklaring beschrijft onze eigen verwerking; Meta heeft daarnaast een eigen verantwoordelijkheid voor zijn platform.

02. Een aanvraag of kennismaking

Het aanvraagformulier vraagt verplicht om je e-mailadres, telefoonnummer en websiteadres. We ontvangen ook het eventueel gekozen pakket, het tijdstip en een aanvraagreferentie. De aanvraag wordt via een beveiligde verbinding opgeslagen in onze afgeschermde aanvragenadministratie. We gebruiken de gegevens om te reageren, je wensen te bespreken en op jouw verzoek een voorstel te maken. Er wordt geen marketinginschrijving aangemaakt. Verstuur geen bijzondere persoonsgegevens of wachtwoorden via het formulier.

Aanmelden als sales agent

Je kunt je via een leadformulier op Facebook of Instagram aanmelden voor een samenwerking met De Website Dokters. Het formulier vraagt om je naam, telefoonnummer en e-mailadres en om korte antwoorden over je beschikbaarheid, ervaring met telefonische verkoop en mogelijke startmoment. Wij ontvangen ook de formulier- en leadreferentie, het aanmeldtijdstip en beschikbare campagne- of advertentiereferenties. Verstuur geen identiteitsbewijs, BSN, medische informatie, privé-financiële gegevens of andere gevoelige informatie.

We gebruiken deze gegevens om je aanvraag te behandelen, contact met je op te nemen, te beoordelen of de professionele voorwaarden aansluiten en een kennismaking te plannen. Voor zover dit nodig is om op jouw verzoek stappen te nemen naar een mogelijke samenwerking, baseren we dit op die precontractuele stappen. Voor noodzakelijke beveiliging en beperkte procedureadministratie gebruiken we een gerechtvaardigd belang en wegen we jouw belangen af. We vragen afzonderlijke toestemming als een aanvullend gebruik die toestemming vereist.

Een bevoegde medewerker beoordeelt je aanmelding op functiegerelateerde voorwaarden. We nemen bij deze intake geen uitsluitend geautomatiseerde beslissing met juridische of vergelijkbaar belangrijke gevolgen. De aanmelding leidt niet automatisch tot nieuwsbrieven, andere commerciële belcampagnes of opname in een talentpool. Wij gebruiken deze intake niet om gezondheids-, persoonlijkheids- of andere gevoelige kenmerken af te leiden.

We bewaren kandidaatcontacten en antwoorden zolang de betreffende procedure loopt en verwijderen deze uiterlijk vier weken na afsluiting wanneer geen samenwerking tot stand komt. Wil je je eerder terugtrekken, laat dit weten via ons contactadres. Alleen wanneer een concrete wettelijke verplichting of een aantoonbaar noodzakelijk geschil dit vereist, kunnen beperkte gegevens langer nodig zijn. Ontstaat een samenwerking, dan bewaren we de daarvoor benodigde contract- en administratiegegevens volgens de toepasselijke termijnen. Langer bewaren voor toekomstige mogelijkheden gebeurt alleen na een afzonderlijke afspraak en waar nodig jouw toestemming.

Je kunt onze verwerking laten toelichten en gebruikmaken van de rechten hieronder. Voor gegevens en platformgebruik waarvoor Meta zelf verantwoordelijk is, kun je ook de privacy-instellingen en rechtenroute van Meta gebruiken. Een verwijderverzoek aan DWD verwijdert niet vanzelf gegevens uit jouw eigen Facebook- of Instagramaccount.

03. De websitecheck

Als je een websitecheck start, sturen we het ingevulde openbare websiteadres naar onze scanservice. Die haalt de eerste HTML-respons van de website op en berekent technische indicaties. De scan voert geen JavaScript uit en is geen volledige beveiligings-, design- of toegankelijkheidsaudit. De gescande URL en het rapport worden door onze applicatie niet duurzaam opgeslagen. De host en beveiligingsinfrastructuur kunnen technische verzoekgegevens verwerken.

04. Waarom we gegevens gebruiken

Voor aanvragen verwerken we noodzakelijke gegevens om op jouw verzoek stappen vóór een overeenkomst te nemen. Voor de uitvoering van een opdracht geldt de overeenkomst; voor fiscale administratie een wettelijke verplichting. Beveiliging en het beantwoorden van overige zakelijke vragen berusten op ons gerechtvaardigd belang, waarbij we gegevens beperken en jouw belangen afwegen. Waar toestemming nodig is, vragen we die apart. Je kunt die toestemming weer intrekken.

05. Hosting, e-mail en externe diensten

De website en scanservice worden aangeboden via OpenAI Sites met Cloudflare-infrastructuur. Websiteaanvragen worden in een afgeschermde Cloudflare D1-database bewaard. We gebruiken onze bestaande e-mailomgeving voor correspondentie.

Bij aanmelding via een leadformulier op Facebook of Instagram ontvangen we je gegevens via Meta. Voor het registreren en opvolgen van deze kandidaten gebruiken we een afgeschermd Google Sheets-bestand dat aan het Meta-formulier is gekoppeld. Alleen bevoegde personen die de aanmeldingen behandelen krijgen toegang. De wervingsgegevens worden gescheiden gehouden van klantaanvragen. Een koppeling naar andere systemen of teruglevering van kandidaatuitkomsten aan een advertentieplatform is geen automatisch onderdeel van deze intake; vóór een dergelijke wijziging beoordelen we het doel, de benodigde gegevens, grondslag en informatie aan jou opnieuw.

Klik je op WhatsApp, Google, Instagram of een andere externe link, dan verlaat je onze website en verwerkt die aanbieder gegevens volgens zijn eigen beleid. We beperken gegevensdeling tot wat nodig is, controleren de toepasselijke rollen en voorwaarden en leggen waar vereist verwerkersafspraken vast. We verkopen persoonsgegevens niet.

06. Technische gegevens en beveiliging

De infrastructuur kan onder meer IP-adres, tijdstip en opgevraagde route verwerken om de website af te leveren en te beschermen. Voor de aanvraaglimiet gebruikt onze applicatie een tijdelijk gehashte sleutel, geen duurzaam opgeslagen IP-adres. Alleen bevoegde personen mogen de aanvragen bekijken. We gebruiken HTTPS, invoercontrole en beperkte toegang. Absolute veiligheid bestaat niet; meld een vermoeden van misbruik via ons contactadres.

07. Bewaartermijnen

Aanvragen in de websiteadministratie worden maximaal twaalf maanden bewaard. Verlopen aanvragen worden verwijderd bij verwerking van een volgende aanvraag en worden na de termijn niet meer in de inbox getoond. Tijdelijke aanvraaglimieten verlopen na twintig minuten en worden bij een volgende aanvraag opgeruimd. Voor correspondentie en projectbestanden behouden we de bestaande termijn: aanvragen zonder opdracht maximaal twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact; projectcorrespondentie in beginsel maximaal twee jaar na het einde van een opdracht, tenzij nodig voor lopend onderhoud of een concreet geschil. Fiscale administratie bewaren we zeven jaar voor zover de fiscale bewaarplicht geldt. Technische logging en back-ups volgen de noodzakelijke bewaartermijnen van de betreffende dienstverleners.

08. Cookies en privacy

Onze eigen websitecode laadt geen Meta Pixel, advertentietrackers of externe analysetools. We bewaren geen formuliergegevens of privacykeuzes in cookies of blijvende browseropslag. Een oude instelling voor het sluiten van de eerdere privacymelding wordt bij een volgend bezoek verwijderd. Je bewegingskeuze geldt alleen voor het huidige bezoek. De hosting- en aanmeldlaag kan noodzakelijke beveiligings- of sessiecookies gebruiken.

De privacy-informatie blijft bereikbaar via de footer. Lees het cookiebeleid voor de details. Als we later niet-noodzakelijke technieken toevoegen, passen we het beleid aan en vragen we vooraf de vereiste afzonderlijke toestemming. Je kunt de website ook gebruiken zonder toestemming voor tracking.

09. Verwerking buiten de EER

Onze dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Voor doorgiften onder onze verantwoordelijkheid zijn een toepasselijk adequaatheidsbesluit of passende waarborgen nodig, zoals standaardcontractbepalingen en waar nodig aanvullende maatregelen. Vraag via ons contactadres welke waarborgen voor jouw gegevens gelden.

10. Jouw rechten

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking en, waar van toepassing, overdraagbaarheid. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang en toestemming intrekken. We reageren in beginsel binnen één maand en leggen een eventuele wettelijke verlenging uit. Stuur niet ongevraagd een kopie van je identiteitsbewijs. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen en contact

Onze dienstverlening richt zich op zakelijke opdrachtgevers. De website neemt geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen met juridische of vergelijkbaar belangrijke gevolgen voor jou. Bij wijzigingen passen we deze verklaring aan; bovenaan staat de versiedatum. Vragen? Mail info@dewebsitedokters.nl of gebruik onze contactmogelijkheden.